مقدمه
مديران شركت هاي پخش محصولات آرايشي و بهداشتي اين روزها كمتر از مديران بورس استرس ندارند. هر روز صبح كه چشم باز مي كنند، اول از همه نرخ ارز را چك مي كنند، بعد قيمت هاي جديد تامين كنندگان را، و آخرش هم موجودي انبارشان را كه با همين قيمت هاي تازه، ارزشش يك شب تغيير كرده است.
واقعيت اين است كه صنعت آرايشي و بهداشتي ايران، بيش از هر صنعت ديگري به مواد اوليه وارداتي وابسته است. از روغن هاي پايه و مواد موثره گرفته تا بطري هاي پلاستيكي و كارتن هاي بسته بندي، همه و همه ارزي هستند. اين يعني هر نوساني در بازار ارز، مستقيماً به قيمت تمام شده محصولات شما ضربه مي زند.
اما سوال اينجاست: در چنين شرايطي، چطور مي توان هم انبار را پر نگه داشت، هم نقدينگي را مديريت كرد و هم از قفسه فروشگاه ها جا نماند؟
اين مقاله قرار نيست پاسخ هاي كليشه اي بدهد. قرار است دقيقاً از زبان كسي كه با اين چالش ها دست و پنجه نرم مي كند، راهكارهاي عملي و زميني را مرور كنيم.
بحران ارز؛ فقط يك عدد نيست، يك معادله است
خيلي ها فكر مي كنند افزايش نرخ ارز يعني فقط گران تر شدن كالا. اما براي يك شركت پخش، اين ماجرا خيلي پيچيده تر است. اجازه بدهيد با يك مثال ساده شروع كنيم:
فرض كنيد شما محصولي را ماه پيش با قيمت تمام شده ۱۰۰ هزار تومان از تامين كننده خريدید و با حاشيه سود ۲۰ درصد، به فروشگاه ها تحويل داديد. يك ماه بعد، تامين كننده همان محصول را با قيمت ۱۳۰ هزار تومان به شما پيشنهاد مي دهد. حالا شما چكار مي كنيد؟
– اگر قيمت فروش به فروشگاه را بالا ببريد، ممكن است مشتري هاي قديمي را از دست بدهيد.
– اگر قيمت را همان نگه داريد، حاشيه سودتان به صفر مي رسد يا حتي منفي مي شود.
– اگر بين اين دو راهي گير كنيد، رقبا از فرصت استفاده مي كنند و سهم بازارتان را مي گيرند.
اين همان معادله پيچيده اي است كه هر مدير پخشي بايد حلش كند. و جالب اينجاست كه راه حل، هيچوقت يك بعدي نيست.
گام اول؛ قفل سرمايه در انبار، بزرگترين دشمن نقدينگي
يكي از اشتباهات رايج در شركت هاي پخش، اين است كه در زمان افزايش نرخ ارز، هرچه بيشتر كالا مي خرند تا از گراني هاي بعدي فرار كنند. اين تصميم در نگاه اول كاملاً منطقي به نظر مي رسد، اما در عمل، اغلب به فاجعه ختم مي شود.
چرا؟ چون پول شما به جاي اينكه در گردش باشد، در انبار خوابيده است. محصولاتي كه خريديد، تا وقتي به فروش نرسند، نه تنها سودي برايشان ندارند، بلكه هزينه هاي انبارداري، بيمه و ريسك تاريخ انقضا را هم به دوش شما مي كشند. به قول معروف، سود در گردش است، نه در انبار.
پس اولين قدم براي مديريت بحران ارز، اين است كه با هر تكان قيمتي، دست به خريدهاي هيجاني نزنيد. به جاي آن، بايد يك سيستم هوشمند براي اولويت بندي خريد داشته باشيد:
– كالاهاي استراتژيك (محصولات پرفروش و حياتي) را با حجم متعادل خريداري كنيد.
– كالاهاي مكمل را فقط به اندازه نياز يك دوره مشخص سفارش دهيد.
– كالاهاي فسادپذير يا تاريخ دار را هرگز بيش از نياز واقعي انبار نكنيد، حتي اگر تخفيف خوبي به شما بدهند.
گام دوم؛ تامين مالي هوشمند؛ از فاكتورينگ تا مذاكره هوشمندانه
حالا كه تصميم گرفتيد خريد هيجاني نكنيد، بايد به فكر تامين مالي براي خريدهاي ضروري باشيد. در شرايطي كه نرخ بهره بانكي بالا و دريافت وام پيچيده است، چه راه هايي وجود دارد؟
-
فاكتورينگ يا فروش اسناد تجاري
خيلي از شركت هاي پخش با فروشگاه هاي بزرگ كار مي كنند كه مدت هاي ۴۵ تا ۹۰ روزه براي تسويه حساب دارند. يعني شما كالا را تحويل داده ايد، اما پولش هنوز به حساب شما نيامده است. در چنين شرايطي، مي توانيد اين فاكتورها را با تخفيف به مؤسسات مالي بفروشيد و زودتر به نقدينگي برسيد. هرچند هزينه دارد، اما از توقف چرخه كسب و كار خيلي بهتر است.
-
مذاكره براي افزايش دوره تنفس مالي
همه فكر مي كنند تامين كننده ها فقط به دنبال پول نقد هستند، اما واقعيت اين است كه خيلي از آنها ترجيح مي دهند با يك پخش كننده معتبر و با سابقه كار كنند، حتي اگر پرداخت با تأخير همراه باشد. به شرطي كه شما سابقه پرداخت منظم داشته باشيد، مي توانيد دوره پرداخت را از ۳۰ روز به ۶۰ روز يا حتي بيشتر افزايش دهيد. اين يعني نفس كشيدن براي كسب و كارتان.
-
استفاده از اعتبارات داخلي
اگر با چند تامين كننده بزرگ كار مي كنيد، از آنها بخواهيد سقف اعتباري برايتان تعيين كنند. اين يعني شما مي توانيد تا سقف مشخصي بدون پرداخت نقدي، كالا دريافت كنيد و بعد از فروش، حساب را تسويه كنيد. اين روش در بسياري از كشورها مرسوم است و در ايران هم به تدريج جا مي افتد.
گام سوم؛ مديريت موجودي با نگاه به آينده، نه گذشته
مديريت موجودي در صنعت آرايشي و بهداشتي، با هر صنعت ديگري تفاوت دارد. چون:
۱. محصولات تاريخ انقضا دارند و نمي توانيد براي هميشه نگهشان داريد.
۲. فصل ها روي مصرف تأثير مي گذارند (ضدآفتاب در تابستان، مرطوب كننده در زمستان).
۳. ترندها سريع عوض مي شوند و محصولي كه امروز پرطرفدار است، ممكن است سه ماه ديگر جاي خود را به محصول جديدي بدهد.
پس بهترين استراتژي، استفاده از مدل هاي پيش بيني تقاضا است. نه با چشم هاي بسته و نه با حدس و گمان، بلكه با تحليل داده هاي فروش چند ماه اخير و در نظر گرفتن عوامل فصلي و روندهاي بازار.
يك روش ساده و مؤثر كه خيلي از شركت هاي موفق از آن استفاده مي كنند، روش ABC است:
| استراتژی مدیریتی | توضیح | رده |
| موجودی بالا، نظارت روزانه، اولویت در تأمین | محصولات پرفروش با بیشترین سهم از درآمد | A |
| موجودی متعادل، نظارت هفتگی | محصولات با فروش متوسط | B |
| موجودی حداقل، سفارش بهمحض نیاز | محصولات کمفروش یا فصلی | C |
با اين روش، شما انرژي و سرمايه خود را روي محصولاتي متمركز مي كنيد كه بيشترين بازدهي را دارند و از قفل شدن سرمايه در محصولات كم بازده جلوگيري مي كنيد.
گام چهارم؛ فناوري؛ ابزاري براي بقا، نه يك لوكس اضافي
شايد فكر كنيد صحبت از نرم افزارهاي مديريت انبار و سيستم هاي پيش بيني، براي شركت هاي بزرگ است و شما با اكسل هم كارتان راه مي افتد. اما واقعيت اين است كه در شرايطي كه قيمت ها هر هفته تغيير مي كنند، اكسل ديگر جوابگو نيست.
نرم افزار انبار فقط ورود و خروج كالا را ثبت مي كند، اما يك سيستم مديريت يكپارچه تمام بخش هاي كسب و كار را به هم متصل مي كند؛ انبار، خريد، فروش، حسابداري و مديريت مشتريان را در يك جا جمع مي كند. وقتي يك فاكتور فروش صادر مي كنيد، موجودي به طور خودكار كم مي شود، قيمت تمام شده محاسبه مي گردد و اگر كالايي رو به اتمام است، به شما هشدار مي دهد.
اين سيستم ها در شرايط بحران ارز سه مزيت حياتي دارند:
اول، هشدار خودكار براي موجودي كم و تاريخ انقضا. ديگر لازم نيست هر روز انبار را چك كنيد و در صنعت آرايشي كه تاريخ انقضا بسيار جدي است، اين ويژگي نجات بخش است.
دوم، پيش بيني دقيق تر تقاضا بر اساس داده هاي واقعي. به جاي حدس زدن، سيستم بر اساس روندهاي فروش گذشته به شما مي گويد چه مقدار از هر محصول خريداري كنيد تا نه كمبود داشته باشيد و نه سرمايه تان قفل شود.
سوم، شفافيت مالي و موجودي براي تصميم گيري سريع. وقتي قيمت ارز بالا مي رود، در كسري از دقيقه مي توانيد ببينيد موجودي هر محصول چقدر است و قيمت تمام شده جديد چقدر مي شود، بدون اينكه چندين فايل اكسل را با هم تطبيق دهيد.
بسياري از مديراني كه سراغ يكپارچه سازي اطلاعات رفتهاند، معتقدند بزرگترين دستاورد اين كار، ديدن تصوير كامل كسب و كار است. وقتي انبار، خريد و فروش در يك سيستم به هم متصل باشند، ديگر هيچ بخشي در تاريكي قرار ندارد و مدير ميتواند با اطمينان كامل تصميم بگيرد.
نكته مهم اين است كه اين سيستم ها با هر بودجه اي قابل دستيابي هستند. از راهكارهاي ساده و كمهزينه گرفته تا سيستم هاي پيشرفته تر، همه بستگي به نياز و اندازه كسب و كار شما دارد. اصل موضوع يكپارچه سازي اطلاعات است، نه هزينه كردن ميلياردها تومان.
بر اساس تجربه بسياري از فعالان اين صنعت، بيشترين اشتباهي كه مديران مرتكب ميشوند، تأخير در اين تصميم است. آنها فكر ميكنند هنوز زود است، در حالي كه هر روز تأخير، يعني از دست دادن اطلاعات ارزشمندي كه ميتوانست به كسب و كارشان كمك كند.
پس فناوري نه يك نیاز لوكس، بلكه يك نياز اساسي براي بقا در شرايط بحراني است. شركتي كه داده هايش را مديريت كند، تاب مي آورد و شركتي كه با روشهاي سنتي جلو برود، حذف مي شود.
از انبار تا قفسه؛ مسيري كه با مديريت درست، هموار مي شود
شايد مهمترين نكته اين مقاله اين باشد كه بحران ارز، اگرچه يك تهديد بزرگ است، اما مي تواند يك فرصت هم باشد. فرصتي براي اينكه شركت هاي پخش، از روش هاي سنتي و شمشيري خارج شوند و به سمت مديريت حرفه اي و داده محور حركت كنند.
آنهايي كه امروز به فكر بهينه سازي هزينه ها، مديريت هوشمند موجودي و استفاده از ابزارهاي مدرن هستند، نه تنها از اين بحران عبور مي كنند، بلكه بعد از آن، قوي تر از هميشه خواهند بود. و آنهايي كه هنوز با روش هاي قديمي جلو مي روند، هر روز بيشتر در باتلاق نقدينگي و موجودي راكد فرو مي روند.
نتیجه گیری
اگر اين مقاله را تا اينجا خوانده ايد، يعني دغدغه واقعي براي كسب و كارتان داريد. پس بيایيد پنج قدم عملي را كه مي توانيد از همين هفته شروع كنيد، مرور كنيم:
- خريد هيجاني را كنار بگذاريد و فقط كالاهاي استراتژيك را با حجم متعادل سفارش دهيد.
- با تامين كنندگان خود مذاكره كنيد و دوره تنفس مالي بيشتري بگيريد.
- موجودي انبار را بر اساس روش ABC دسته بندي كنيد و تمركز خود را روي محصولات A بگذاريد.
- حداقل يك سيستم ساده مديريت انبار تهيه كنيد تا از موجودي و تاريخ ها مطلع باشيد.
- هر هفته صورت هاي مالي و گردش موجودي را بررسي كنيد و تصميمات را بر اساس داده، نه احساسات، بگيريد.
شركت هاي پخش محصولات آرايشي و بهداشتي، پل ارتباطي بين توليدكننده و مصرف كننده هستند. اگر اين پل محكم باشد، كل صنعت نفس مي كشد. و اين محكمي، با مديريت هوشمندانه و نگاه به آينده به دست مي آيد، نه با خريدهاي اضطراري و انبارهاي پر از كالاي راكد.
سوالات متداول
– آيا روش ABC براي شركت هاي كوچك با تنوع محصولات كم هم كاربرد دارد؟
بله، كاملاً كاربرد دارد و به حجم شركت ربطي ندارد. حتي با ۱۰ محصول هم مي توانيد آنها را به سه دسته پرفروش، متوسط و كم فروش تقسيم كنيد و سرمايه خود را روي محصولات دسته A متمركز كنيد.
– از كجا متوجه شویم که موجودي انبار راكد داريم؟
اگر محصولي بيش از ۶ ماه در انبار مانده، راكد محسوب مي شود. براي محصولات تاريخ دار مانند آرايشي، اين زمان به ۳ ماه كاهش مي يابد و بايد هر ماه گزارش سن موجودي تهيه كنيد.
– در شرايط تورمي قيمت ها را چند وقت يكبار تغيير دهيم؟
بهتر است هر ماه بر اساس ميانگين سه ماه اخير ارز و هزينه ها، قيمت ها را تدريجي به روز كنيد. تغيير ناگهاني و جهشي مشتريان را فراري مي دهد و اعتماد آنها را از بين مي برد.
منابع
